1. SI là gì?
SI là viết tắt của Shipping Instruction, được hiểu là bản hướng dẫn vận chuyển do chủ hàng (thường là nhà xuất khẩu) cung cấp cho hãng tàu hoặc công ty giao nhận vận tải (forwarder). Tài liệu này nêu rõ các thông tin và yêu cầu liên quan đến việc vận chuyển nhằm đảm bảo hàng hóa được xử lý đúng theo mong muốn của chủ hàng.
SI được gửi cho đơn vị vận chuyển trước khi phát hành vận đơn (Bill of Lading) để thống nhất dữ liệu giữa các chứng từ, từ đó hạn chế tối đa các sai sót phát sinh. Trong thực tế, SI thường được xem như một bản hướng dẫn giao hàng hoặc bản nháp thông tin vận chuyển.
Vai trò của SI trong xuất nhập khẩu
Shipping Instruction giúp đồng bộ thông tin trên các chứng từ vận tải, đặc biệt là vận đơn. Thông thường, hãng tàu hoặc forwarder sẽ yêu cầu SI trước khi lập Bill of Lading. Sau đó, bản nháp vận đơn sẽ được gửi lại cho khách hàng kiểm tra và xác nhận nhằm đảm bảo tính chính xác.
2. Nội dung cần có trên SI
Một Shipping Instruction tiêu chuẩn cần thể hiện đầy đủ và rõ ràng các thông tin sau:
- Số booking (Booking Number)
- Tên người xuất khẩu (Shipper)
- Tên người nhận hàng (Consignee)
- Tên người được thông báo hàng đến (Notify Party)
- Tên tàu và số chuyến (Vessel & Voyage)
- Nơi nhận hàng tại nước xuất khẩu (Place of Receipt)
- Cảng xếp hàng (Port of Loading)
- Cảng dỡ hàng (Port of Discharge)
- Địa điểm giao hàng cuối cùng (Final Destination)
- Số container (Container Number)
- Số niêm phong (Seal Number)
- Ký mã hiệu vận chuyển (Shipping Mark)
- Mô tả hàng hóa (Cargo Description)
- Số lượng hàng (Quantity)
- Trọng lượng và thể tích (Weight & Measurement/CBM)
- Loại vận đơn sử dụng: HBL, MBL, Sea Waybill, Surrendered B/L…
- Điều khoản thanh toán cước (Prepaid hoặc Collect)
- Các chứng từ bổ sung khác nếu có
Trong trường hợp lô hàng có nhiều mặt hàng khác nhau, shipper thường gửi kèm Packing List để hỗ trợ việc khai báo thông tin chính xác cho hãng tàu hoặc forwarder.
3. Cách khai báo Shipping Instruction
Hiện nay, việc khai báo SI thường được thực hiện theo hai hình thức phổ biến: khai báo trực tuyến hoặc gửi qua email.
3.1. Khai báo SI trực tuyến trên website hãng tàu
Đây là phương thức được áp dụng rộng rãi hiện nay. Một số hãng tàu cho phép chỉnh sửa thông tin SI trực tiếp trên hệ thống sau khi đã gửi, giúp tiết kiệm thời gian so với việc trao đổi qua email. Tuy nhiên, phương thức này phụ thuộc vào hệ thống mạng và tình trạng hoạt động của website hãng tàu.
Trong một số trường hợp, nếu hãng tàu yêu cầu khai báo SI qua hệ thống nhưng người gửi lại submit bằng email, có thể phát sinh phụ phí hoặc phí sửa vận đơn cao hơn.
3.2. Khai báo SI qua email
Với hình thức này:
- Shipper gửi thông tin SI trực tiếp cho hãng tàu hoặc forwarder (nếu sử dụng dịch vụ giao nhận).
- Forwarder sau khi nhận SI từ shipper sẽ chuyển tiếp thông tin cho hãng tàu để phát hành vận đơn.
Nhìn chung, cả hai cách khai báo đều giúp tiết kiệm thời gian và phù hợp với thực tế vận hành. Điều quan trọng nhất là người khai báo cần cung cấp thông tin trên SI một cách đầy đủ, rõ ràng và chính xác, nhằm đảm bảo các chứng từ vận chuyển được lập đúng quy định và hạn chế tối đa sai sót phát sinh.
