Quy trình xuất khẩu hàng hóa đóng vai trò then chốt trong hoạt động thương mại quốc tế, giúp doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận thị trường toàn cầu một cách bài bản và hiệu quả. Việc nắm vững từng bước trong quy trình xuất khẩu không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian mà còn hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trong quá trình giao dịch, vận chuyển và thanh toán.
1. Tổng quan về quy trình xuất khẩu hàng hóa
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế ngày càng sâu rộng, xuất khẩu trở thành động lực tăng trưởng quan trọng của nền kinh tế Việt Nam. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi chưa nắm rõ thủ tục và trình tự thực hiện. Nếu không hiểu đầy đủ quy trình xuất khẩu hàng hóa, việc mở rộng thị trường quốc tế sẽ gặp nhiều trở ngại.
1.1 Xuất khẩu hàng hóa là gì?
Xuất khẩu hàng hóa là hoạt động đưa sản phẩm từ quốc gia này sang quốc gia khác nhằm mục đích kinh doanh hoặc tiêu dùng. Hoạt động này có thể do cá nhân hoặc tổ chức tại nước xuất khẩu thực hiện cho đối tác ở nước nhập khẩu. Một quy trình xuất khẩu hàng hóa hoàn chỉnh thường bao gồm: chuẩn bị hàng, đóng gói, vận chuyển, làm thủ tục hải quan và bàn giao cho người mua.
Xuất khẩu không chỉ mang lại nguồn thu ngoại tệ mà còn tạo việc làm, nâng cao vị thế hàng hóa Việt Nam trên thị trường quốc tế. Khi quy trình xuất khẩu hàng hóa được thực hiện đúng chuẩn, mối quan hệ thương mại với các đối tác nước ngoài cũng được củng cố bền vững hơn.
1.2 Hồ sơ, chứng từ xuất khẩu hàng hóa gồm những gì?
Để thông quan thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng quy định. Một bộ hồ sơ trong quy trình xuất khẩu hàng hóa thường bao gồm:
- Tờ khai hải quan.
- Giấy phép xuất khẩu đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) hoặc chứng từ tương đương.
- Giấy thông báo miễn/đã kiểm tra chuyên ngành theo quy định.
- Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành còn hiệu lực.
- Hợp đồng ủy thác xuất khẩu (nếu có).
- Các giấy tờ chứng minh doanh nghiệp đủ điều kiện xuất khẩu theo pháp luật.
1.3 Các khoản chi phí trong xuất khẩu hàng hóa
Khi thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp sẽ phát sinh một số chi phí bắt buộc như:
- Thuế xuất khẩu: Áp dụng cho các mặt hàng thuộc danh mục chịu thuế. Nếu hàng hóa không thuộc diện chịu thuế, doanh nghiệp không phải nộp khoản này. Thuế giá trị gia tăng đối với hàng xuất khẩu hiện ở mức 0%.
- Chi phí vận chuyển: Phụ thuộc vào phương thức vận tải (đường biển, đường hàng không, đường bộ…). Các khoản chi thường bao gồm chi phí vận chuyển nội địa, bảo hiểm, làm C/O, thông quan, vận tải quốc tế và các loại phí tại cảng như THC, phí bốc xếp, phí seal.
2. Quy trình xuất khẩu hàng hóa chi tiết 10 bước
2.1 Bước 1: Đàm phán và ký hợp đồng ngoại thương
Đây là bước khởi đầu trong quy trình xuất khẩu hàng hóa. Hai bên tiến hành thương lượng các điều khoản về giá, số lượng, chất lượng, phương thức giao hàng và thanh toán. Doanh nghiệp cần nghiên cứu thị trường, xây dựng phương án kinh doanh và tính toán giá xuất khẩu phù hợp trước khi ký kết hợp đồng.
2.2 Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu (nếu có)
Đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý, doanh nghiệp cần làm thủ tục xin giấy phép xuất khẩu từ cơ quan chức năng. Giấy phép có thể xin một lần và sử dụng cho nhiều lô hàng.
2.3 Bước 3: Đặt booking và lấy container rỗng
Tùy điều kiện giao hàng (FOB, CIF…), bên xuất khẩu hoặc bên nhập khẩu sẽ tiến hành đặt tàu. Sau khi có xác nhận booking, doanh nghiệp đến cảng để lấy container rỗng và seal.
2.4 Bước 4: Chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa
Doanh nghiệp tiến hành sản xuất, kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa theo đúng hợp đồng đã ký. Sau đó lên kế hoạch đóng hàng vào container.
2.5 Bước 5: Đóng gói và ghi shipping mark
Hàng hóa được đóng gói tại kho hoặc tại cảng theo yêu cầu. Shipping mark phải thể hiện đầy đủ thông tin như tên hàng, xuất xứ, trọng lượng, ký hiệu đặc biệt.
2.6 Bước 6: Mua bảo hiểm hàng hóa
Bảo hiểm giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển. Tùy điều kiện giao hàng, bên xuất khẩu có thể mua hoặc không mua bảo hiểm cho lô hàng.
2.7 Bước 7: Khai báo hải quan
Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và mở tờ khai hải quan. Tùy mức độ kiểm tra, lô hàng sẽ được phân luồng xanh, vàng hoặc đỏ trước khi thông quan.
2.8 Bước 8: Giao hàng cho tàu
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, container được đưa lên tàu trước thời điểm closing time. Doanh nghiệp nhận vận đơn đường biển.
2.9 Bước 9: Thanh toán tiền hàng
Thanh toán được thực hiện theo phương thức đã thỏa thuận trong hợp đồng. Hồ sơ thanh toán bao gồm invoice, packing list, vận đơn, C/O và các chứng từ liên quan.
2.10 Bước 10: Gửi chứng từ cho đối tác nước ngoài
Doanh nghiệp gửi bộ chứng từ gốc cho người mua theo cam kết, đồng thời gửi bản scan để đối tác chuẩn bị thủ tục nhập khẩu.
3. Những lưu ý quan trọng khi xuất khẩu hàng hóa
- Chuẩn bị giấy tờ đầy đủ, chính xác.
- Lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp với từng loại hàng.
- Đóng gói đúng tiêu chuẩn từng thị trường.
- Ghi rõ thông tin người nhận để tránh sai sót.
- Kiểm tra chất lượng hàng trước khi xuất khẩu.
- Xử lý tranh chấp đúng theo hợp đồng đã ký.
