1. Tổng quan về Purchase Order (PO)
1.1. Purchase Order là gì?
Purchase Order, thường được viết tắt là PO, có thể hiểu là đơn đặt hàng do bên mua phát hành gửi cho bên bán nhằm thể hiện nhu cầu mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Khi PO được bên bán xác nhận và có đầy đủ chữ ký của hai bên, tài liệu này có thể được xem là cơ sở ràng buộc pháp lý trong giao dịch mua bán, đặc biệt trong trường hợp chưa ký hợp đồng riêng.
PO đã được xác nhận còn đóng vai trò như một căn cứ để kiểm tra số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và các điều kiện đã thỏa thuận. Trong nhiều doanh nghiệp, Purchase Order còn được sử dụng làm tài liệu kiểm soát chi phí và phục vụ công tác kiểm toán, quyết toán.
1.2. Ví dụ về Purchase Order
Sau khi hai bên thống nhất giao dịch, PO thường thể hiện các thông tin như: tổng số lượng hàng hóa, đơn giá từng mặt hàng, điều khoản giao nhận, điều kiện thanh toán và các thỏa thuận liên quan. Việc lập PO giúp quá trình mua bán trở nên minh bạch, rõ ràng và dễ kiểm soát.
Trong trường hợp không có hợp đồng mua bán riêng, PO đã ký xác nhận sẽ trở thành tài liệu mang tính pháp lý, được cả bên mua và bên bán chấp thuận. Đồng thời, PO còn là căn cứ quan trọng cho công tác quản lý tài chính và kiểm soát dòng tiền của doanh nghiệp.
2. Ý nghĩa của Purchase Order trong hoạt động mua bán
Purchase Order giúp bên mua thể hiện rõ nhu cầu và yêu cầu cụ thể đối với nhà cung cấp. Đây là tài liệu chính thức ghi nhận nội dung giao dịch, đặc biệt hữu ích khi xảy ra sai lệch hoặc tranh chấp trong quá trình giao nhận.
PO cũng hỗ trợ các bộ phận liên quan như mua sắm, tài chính, vận hành theo dõi tình trạng đơn hàng và chi phí phát sinh. Khi một PO được phát hành, doanh nghiệp có thể chủ động lập kế hoạch ngân sách và kiểm soát chi tiêu hiệu quả hơn.
Trong trường hợp không tồn tại hợp đồng mua bán, Purchase Order sẽ đóng vai trò như cơ sở pháp lý chính, được nhà cung cấp chấp nhận và tuân thủ.
3. Nội dung cần có trên Purchase Order
Một Purchase Order tiêu chuẩn không quá phức tạp nhưng cần đảm bảo đầy đủ các thông tin quan trọng sau:
- Số PO và ngày phát hành đơn đặt hàng
- Danh sách hàng hóa hoặc dịch vụ kèm số lượng
- Chi tiết sản phẩm: mã SKU, model, tên hàng hoặc thương hiệu
- Đơn giá và tổng giá trị từng mặt hàng
- Thời gian và địa điểm giao hàng
- Thông tin bên mua: tên công ty, địa chỉ giao hàng, địa chỉ thanh toán, thông tin liên hệ
- Điều khoản thanh toán (thanh toán ngay, thanh toán sau, thời hạn cụ thể…)
Mẫu Purchase Order
4. Quy trình sử dụng Purchase Order
Để PO phát huy đúng vai trò, doanh nghiệp nên áp dụng theo quy trình chuẩn gồm các bước sau:
- Bên mua xác định nhu cầu mua hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Bên mua phát hành Purchase Order gửi cho bên bán.
- Bên bán xem xét và phản hồi khả năng đáp ứng. Nếu không đáp ứng được, PO có thể bị hủy.
- Nếu chấp thuận, bên bán chuẩn bị hàng hóa theo số lượng có sẵn hoặc lên kế hoạch sản xuất.
- Hàng hóa được giao đến bên mua thông qua đơn vị vận chuyển phù hợp.
- Bên bán lập hóa đơn dựa trên nội dung PO để đảm bảo tính chính xác.
- Bên mua kiểm tra hàng hóa và thanh toán theo các điều khoản đã thỏa thuận.
5. Phân biệt Purchase Order với các chứng từ liên quan
5.1. So sánh Purchase Order và Invoice
| Tiêu chí | Purchase Order (PO) | Invoice |
| Người lập | Bên mua | Bên bán |
| Người nhận | Bên bán | Bên mua |
| Thời điểm phát hành | Khi có nhu cầu đặt hàng | Sau khi hàng hóa/dịch vụ đã được cung cấp |
| Mục đích | Xác nhận yêu cầu mua hàng | Yêu cầu thanh toán và ghi nhận doanh thu |
5.2. Phân biệt Sales Order và Purchase Order
Sales Order (SO) là đơn đặt hàng bán, thường được sử dụng nội bộ trong doanh nghiệp. SO được lập khi doanh nghiệp nhận được yêu cầu mua hàng từ khách hàng và dùng để quản lý hoạt động bán hàng, sản xuất hoặc cung ứng.
Khác với Purchase Order do bên mua phát hành, Sales Order thường do chính doanh nghiệp bán hàng lập ra nhằm theo dõi đơn hàng và phục vụ quản lý nội bộ. Trong nhiều doanh nghiệp sản xuất, Sales Order có thể được chuyển đổi thành lệnh sản xuất hoặc lệnh công việc.
Qua đó, có thể thấy Purchase Order và Sales Order khác nhau cả về mục đích sử dụng lẫn đối tượng phát hành.
Hy vọng những nội dung trên đã giúp bạn hiểu rõ Purchase Order là gì, vai trò của PO trong giao dịch mua bán cũng như cách phân biệt PO với các chứng từ liên quan. Việc nắm vững kiến thức này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn hoạt động mua sắm v
