1. Manifest là gì?
Manifest được hiểu là bản khai chi tiết thông tin hàng hóa và chứng từ của lô hàng do hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận gửi đến cơ quan hải quan trước khi tàu xuất nhập cảnh. Manifest thể hiện đầy đủ dữ liệu như số vận đơn, số lượng kiện hàng, mô tả hàng hóa, ngày tàu chạy, ngày phát hành vận đơn và các thông tin liên quan khác.
Các thông tin khai báo trên Manifest phải thống nhất tuyệt đối với dữ liệu do người xuất khẩu cung cấp. Trong thực tế, hãng tàu sẽ chịu trách nhiệm khai Manifest cho Master Bill of Lading, còn đơn vị giao nhận (Forwarder) sẽ khai Manifest cho House Bill of Lading.
Khi người nhận đến làm thủ tục lấy hàng, cơ quan hải quan sẽ đối chiếu thông tin trên lệnh giao hàng D/O với dữ liệu Manifest đã khai. Chỉ khi các thông tin trùng khớp, hàng hóa mới được phép giao nhận. Vì vậy, việc khai Manifest chính xác và kịp thời có vai trò đặc biệt quan trọng.
2. Vì sao cần khai Manifest đúng hạn?
Khai Manifest có vai trò tương đương với khai báo hải quan sơ bộ. Sau khi nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice), người nhận sẽ dùng lệnh giao hàng D/O để làm thủ tục lấy hàng. Nếu dữ liệu trên D/O không khớp với Manifest đã khai, hải quan sẽ từ chối giao hàng cho đến khi thông tin được điều chỉnh hợp lệ.
3. Thời điểm khai Manifest
Thông thường, hãng tàu phải hoàn tất việc khai Manifest trước thời điểm tàu cập cảng từ 1 đến 2 ngày. Việc khai chậm có thể khiến lô hàng bị trì hoãn thông quan.
Hiện nay, nhiều quốc gia yêu cầu khai Manifest rất sớm, thậm chí khi tàu đã chạy được khoảng 12 giờ, nhằm tăng cường kiểm soát an ninh và hạn chế buôn lậu. Điều này được thực hiện nhờ áp dụng hệ thống e-Manifest – khai báo Manifest điện tử.
4. Các lỗi thường gặp khi khai Manifest
Mặc dù thao tác không quá phức tạp, nhưng khai Manifest vẫn dễ phát sinh sai sót nếu chủ quan. Một số lỗi phổ biến gồm:
- Lỗi chính tả trên vận đơn (Bill of Lading).
- Khai sai hoặc nhầm số container, số seal.
- Nhầm lẫn giữa hình thức CFS/CFS và CY/CY, hoặc giữa hàng lẻ và hàng nguyên container.
- Khai thiếu hoặc sai thông tin shipper và consignee.
- Sai trọng lượng, số lượng do nhầm dấu “,” và “.”.
- Khai sai cảng xếp, cảng dỡ hoặc địa điểm đến do sao chép dữ liệu từ lô hàng trước.
5. Cách chỉnh sửa Manifest khi khai sai
Manifest là bản khai sơ bộ gửi cho hải quan nước nhập khẩu về lô hàng đang vận chuyển. Hãng tàu chịu trách nhiệm khai MBL, trong khi Forwarder chịu trách nhiệm khai HBL.
Trong thời hạn cho phép (trước deadline), việc chỉnh sửa Manifest thường không phát sinh chi phí. Tuy nhiên, sau khi hệ thống hải quan xác nhận hồ sơ đã được tiếp nhận, mọi chỉnh sửa tiếp theo đều có thể bị tính phí theo quy định.
6. Hướng dẫn khai Manifest trên hệ thống điện tử
Hiện nay, việc khai Manifest chủ yếu được thực hiện trực tuyến thông qua hệ thống hải quan điện tử. Người khai sẽ nhập các thông tin như số vận đơn, số lượng kiện, mô tả hàng hóa, ngày tàu chạy, ngày phát hành vận đơn… lên hệ thống.
Bước 1: Thông báo cho hãng tàu phân quyền khai vận đơn gom hàng. Đây là bước rất quan trọng, đặc biệt với hàng LCL.
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống một cửa quốc gia.
Bước 3: Truy cập mục quản lý hồ sơ tàu biển xuất nhập cảnh.
Bước 4: Chọn hồ sơ cần khai, thực hiện khai điện tử và thêm vận đơn.
Bước 5: Nhập chi tiết thông tin hàng hóa như container, seal, trọng lượng và thể tích, sau đó cập nhật dữ liệu.
Việc khai Manifest chính xác, đầy đủ và đúng thời hạn sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra thuận lợi, hạn chế phát sinh chi phí và rủi ro không đáng có cho doanh nghiệp.
