Giấy ủy quyền xuất nhập khẩu là văn bản quan trọng trong hoạt động giao thương quốc tế, giúp các doanh nghiệp thực hiện thủ tục hải quan, giao nhận và xử lý chứng từ một cách hợp pháp. Việc lập giấy ủy quyền đúng quy định không chỉ giúp quy trình xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi mà còn bảo vệ quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan.
1. Ủy quyền là gì?
Ủy quyền là việc một cá nhân hoặc tổ chức trao quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thay mặt mình xác lập và thực hiện các giao dịch trong phạm vi cho phép. Theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, ủy quyền là cơ sở pháp lý để hình thành quan hệ đại diện hợp pháp.
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, ủy quyền thường được áp dụng để thực hiện các công việc như làm thủ tục hải quan, nhận – giao hàng, ký chứng từ vận tải hoặc xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến lô hàng.
Quyền đại diện được chia thành hai hình thức:
- Đại diện theo pháp luật: Quyền đại diện được pháp luật quy định sẵn cho cá nhân hoặc pháp nhân trong những trường hợp nhất định.
- Đại diện theo ủy quyền: Quyền đại diện phát sinh trên cơ sở thỏa thuận giữa các bên thông qua giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền.
2. Đại diện theo ủy quyền theo quy định pháp luật
Pháp luật cho phép cá nhân, pháp nhân ủy quyền cho nhau trong việc xác lập và thực hiện các giao dịch dân sự, bao gồm cả giao dịch xuất nhập khẩu. Ngay cả các tổ chức không có tư cách pháp nhân như hộ gia đình, tổ hợp tác cũng có thể cử người đại diện theo ủy quyền để xử lý công việc liên quan đến tài sản và hàng hóa.
Người từ đủ 15 đến dưới 18 tuổi cũng có thể được ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu giao dịch phải do người đủ 18 tuổi trở lên thực hiện.
3. Giấy ủy quyền tiếng Anh là gì?
Giấy ủy quyền là văn bản pháp lý thể hiện việc bên ủy quyền cho phép bên được ủy quyền thay mặt mình thực hiện một hoặc nhiều công việc cụ thể. Trong xuất nhập khẩu, giấy này thường dùng để cho phép đại diện làm thủ tục hải quan, ký nhận chứng từ hoặc xử lý lô hàng.
Thông thường, giấy ủy quyền cần có chữ ký, con dấu hợp lệ và trong một số trường hợp phải được công chứng. Nếu người được ủy quyền thực hiện công việc vượt quá phạm vi cho phép, họ phải tự chịu trách nhiệm, trừ khi bên ủy quyền chấp thuận hành vi đó.
Giấy ủy quyền trong tiếng Anh
Giấy ủy quyền trong tiếng Anh được gọi là Power of Attorney hoặc Letter of Authorization. Tài liệu này thường được sử dụng trong các giao dịch có yếu tố nước ngoài.
Các hình thức phổ biến gồm:
- Giấy ủy quyền song ngữ: Soạn bằng tiếng Việt và tiếng Anh.
- Giấy ủy quyền tiếng Anh: Trình bày hoàn toàn bằng tiếng Anh.
4. Vai trò của giấy ủy quyền trong xuất nhập khẩu
Giấy ủy quyền xuất nhập khẩu đóng vai trò xác nhận quyền đại diện hợp pháp, giúp doanh nghiệp:
- Rút ngắn thời gian xử lý: Ủy quyền cho bên có chuyên môn thực hiện thủ tục thay mình.
- Đảm bảo tính pháp lý: Giúp giao dịch được thực hiện đúng quy định pháp luật.
- Nâng cao hiệu quả công việc: Hạn chế sai sót trong quá trình làm hồ sơ, chứng từ.
5. Mẫu giấy ủy quyền xuất nhập khẩu tiếng Anh
Dưới đây là nội dung cơ bản của Letter of Authorization dùng trong xuất nhập khẩu, bao gồm thông tin bên ủy quyền, bên được ủy quyền, phạm vi ủy quyền, thông tin lô hàng và cam kết trách nhiệm của các bên.
LETTER OF AUTHORIZATION
Mandator (We): …
Authorized Party: …
Scope of authorization: Handling customs clearance, receiving delivery order and completing transit procedures for the shipment.
Hai bên chịu trách nhiệm hoàn toàn về các vấn đề phát sinh liên quan đến lô hàng theo nội dung ủy quyền.
6. Mẫu giấy ủy quyền xuất nhập khẩu song ngữ
Giấy ủy quyền song ngữ thường được sử dụng khi một trong các bên là đối tác nước ngoài. Nội dung thể hiện bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh, trong đó quy định rõ:
- Thông tin bên ủy quyền và bên được ủy quyền
- Nội dung và phạm vi ủy quyền
- Thời hạn hiệu lực của giấy ủy quyền
- Cam kết trách nhiệm và số bản lưu hành
7. Lưu ý khi sử dụng giấy ủy quyền xuất nhập khẩu
Khi lập và sử dụng giấy ủy quyền xuất nhập khẩu, cần lưu ý:
- Xác định rõ nội dung và phạm vi ủy quyền ngay từ đầu.
- Thông tin trên giấy ủy quyền phải chính xác, thống nhất.
- Quy định cụ thể thời hạn hiệu lực của giấy ủy quyền.
- Lập ít nhất hai bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ một bản.
- Trường hợp cần thiết, thực hiện công chứng hoặc xác nhận theo quy định.
Giấy ủy quyền xuất nhập khẩu là căn cứ pháp lý quan trọng giúp các giao dịch quốc tế diễn ra minh bạch và an toàn. Việc soạn thảo đúng chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và đảm bảo hiệu quả trong quá trình giao thương.
