1. Debit Note là gì?
1.1. Khái niệm Debit Note trong xuất nhập khẩu
Debit note được hiểu là giấy báo nợ, do bên bán hoặc bên cung cấp dịch vụ phát hành để thông báo cho bên mua về khoản tiền cần thanh toán thêm. Chứng từ này thường được sử dụng khi giá trị hóa đơn ban đầu chưa phản ánh đầy đủ số tiền phải trả hoặc khi phát sinh chi phí bổ sung.
Ngoài chức năng thông báo công nợ, debit note còn được dùng để nhắc thời hạn thanh toán hoặc điều chỉnh sai sót về giá trị trên hóa đơn đã phát hành. Trong trường hợp trả lại hàng, debit note sẽ nêu rõ lý do hoàn trả và giá trị cần hoàn lại hoặc bù trừ.
1.2. Debit Note của hãng tàu
Trong lĩnh vực vận tải biển, debit note của hãng tàu là chứng từ phản ánh các khoản phí vận chuyển, phụ phí hoặc chi phí phát sinh mà khách hàng phải thanh toán. Hãng tàu căn cứ vào debit note để đối chiếu và thu tiền sau khi hàng hóa cập cảng.
2. Đặc điểm của Debit Note
- Được sử dụng phổ biến trong giao dịch B2B và thương mại quốc tế.
- Thường liên quan đến việc gia hạn tín dụng hoặc điều chỉnh công nợ.
- Có thể lập thành nhiều bản, mỗi bên giữ một bản để đối chiếu.
- Là căn cứ để ngân hàng hoặc kế toán xác nhận nghĩa vụ thanh toán.
- Nội dung thường ngắn gọn, tập trung vào số tiền và lý do phát sinh.
3. Các hình thức Debit Note phổ biến
Debit note có thể được lập dưới nhiều hình thức, trong đó thông dụng nhất gồm:
- Debit note dạng thông báo: Dùng để nhắc nhở khoản nợ sắp đến hạn khi chưa chắc chắn hóa đơn đã được phát hành.
- Debit note dạng biên lai: Phát hành sau khi hàng đã giao nhưng bên mua mới thanh toán một phần giá trị.
4. Điều kiện để phát hành Debit Note
Để lập debit note, doanh nghiệp cần có cơ sở phát sinh công nợ rõ ràng như chi phí bổ sung, điều chỉnh giá, hoặc chênh lệch so với hóa đơn ban đầu. Trong nghiệp vụ hải quan và logistics, kế toán cần ghi nhận khoản này vào mục thu phù hợp để đảm bảo minh bạch tài chính.
5. Debit Note có bắt buộc không?
Debit note không phải là chứng từ bắt buộc theo quy định pháp luật. Việc sử dụng hay không phụ thuộc vào quy trình nội bộ và thỏa thuận giữa các bên. Tuy nhiên, trong nhiều doanh nghiệp, debit note được xem là thông lệ để quản lý công nợ hiệu quả.
6. Ý nghĩa của Debit Note
Debit note đóng vai trò là chứng từ điều chỉnh giá trị hóa đơn theo chiều tăng. Nó giúp:
- Thông báo chính xác nghĩa vụ thanh toán.
- Điều chỉnh sai sót về giá hoặc thuế.
- Tăng tính minh bạch trong quản lý công nợ.
7. Nội dung cơ bản trên Debit Note
- Thông tin người bán và người mua.
- Mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ liên quan.
- Số tiền cần thanh toán hoặc điều chỉnh.
- Lý do phát hành debit note.
8. Mẫu Debit Note tham khảo
9. Phân biệt Debit Note và Invoice
Debit note dùng để thông báo hoặc điều chỉnh khoản tiền cần thanh toán thêm, trong khi invoice là hóa đơn thương mại dùng để yêu cầu thanh toán cho giao dịch mua bán đã hoàn tất.
10. Phân biệt Credit Note và Debit Note
- Debit note: Điều chỉnh tăng giá trị hóa đơn, phản ánh khoản phải thu bổ sung.
- Credit note: Điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn, thường phát hành khi trả hàng hoặc giảm giá.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về debit note, cách sử dụng và vai trò của chứng từ này trong hoạt động xuất nhập khẩu và kế toán doanh nghiệp.
